Para evitar procesos penales en tu empresa debes ponerle el ojo al modelo de organización que se está implementado. Esto quiere decir que al ajustar la estructura organizativa con manuales, códigos de ética y otro tipo de mecanismos pueden mitigar los riesgos asociados a actividades delictivas por parte de los empleados. Recuerda que la responsabilidad penal la comparten los empleados con la empresa, por lo que es necesario que trabajen en conjunto para reducir los riesgos de incumplimiento o hechos delictivos en las operaciones diarias. En ese sentido, en este artículo te explicaremos cómo evitar y mitigar delitos penales en tu empresa.
-Acudir a asesorías en materia de prevención de delitos y capacitar al personal en ello
La responsabilidad penal de las empresas va de la mano con el plan de prevención que ejecuten en la organización. Por eso es importante acudir con abogados expertos en la prevención de riesgos y delitos penales en la industria dónde se desenvuelva la empresa. Este tipo de asesorías garantiza que las juntas directivas de las empresas tengan el conocimiento básico de cuáles son los riesgos más comunes en sus operaciones. Y pueden ser aplicadas en la fase inicial de diagnóstico, dónde los abogados deben analizar en conjunto con otros especialistas cuáles son las debilidades que tiene la organización.
Una vez concretado el diagnóstico, se debe capacitar a todo el personal de la empresa con estos contenidos, ya que es la única manera en la que pueden ser más conscientes de las responsabilidades que tienen como integrantes de la organización. Además, la correcta capacitación le va a permitir al equipo legal de la empresa obtener más información acerca de la realidad operacional que tiene la empresa. De modo que esta estrategia puede ser aplicada incluso en la etapa de diagnóstico, ya que por medio de dinámicas participativas los empleados pueden comunicar sus inquietudes o identificar las malas prácticas que puedan estarse desarrollando en las actividades.
-Establecer código de conducta y ética de la empresa para controlar el ambiente laboral
Una vez realizado el diagnóstico de la empresa, es necesario establecer medidas que puedan orientar el entorno laboral. Es decir, podemos aplicar códigos de conducta, vestimenta, ética u otro tipo de manuales que establezcan cómo deben ser las relaciones entre los trabajadores. Si bien parecen medidas de control, son mecanismos que ayudan a canalizar el ambiente laboral. Al mismo tiempo que reafirman los valores en los cuales está sustentada la organización, por eso es importante ejecutar este tipo de actividades, ya que se pueden identificar cuáles son las conductas de cada empleado y entender cuáles no están alineados con la empresa.
Para hacer estos códigos más efectivos y evitar procesos penales, se pueden construir con ayuda de los mismos trabajadores. De este modo, tendrán más impacto y será mucho más sencillo identificar conductas no deseadas en un mismo espacio.
-Aplicar el criminal compliance como escudo protector para las empresas
Luego de capacitar al personal, el departamento legal de la empresa en conjunto con los asesores deben establecer cuál es el programa de cumplimiento que van a aplicar. Si bien existen muchos tipos de programas, el criminal compliance es fundamental para evitar fraudes y procesos penales dentro de la organización. Debido a que garantiza que las actividades diarias de la empresa están alineadas con las legislaciones nacionales e internacionales dónde se desenvuelve.
Por eso este tipo de compliance no solo se basa en normas jurídicas, porque adopta las normativas sectoriales en las que se ajusta cada actividad de la empresa. Porque su finalidad es reducir los defectos que pueda tener la organización, al mismo tiempo que establecen análisis y controles recurrentes que mitigan la criminalidad y otras situaciones.
-Evitar y solventar situaciones donde haya conflictos de intereses por parte de los socios e inversionistas
Otra de las medidas que se deben aplicar para evitar procesos penales en contra de una empresa es solventar los conflictos de intereses que puedan tener los socios e inversionistas. Esto es responsabilidad de la junta directiva, y se realiza mediante reuniones y acuerdos en los que todas las personas involucradas en la toma de decisiones deben estar al tanto y de acuerdo con ellas. Una forma de aplicar esta estrategia es mediante negociaciones o firmas de acuerdos extraordinarios dónde todos involucrados tengan beneficios sin afectar negativamente a la empresa.
Por ello, cualquier manejo de capital u otro tipo de movimiento no recurrente debe estar regulado por una serie de mecanismos que garanticen estos acuerdos. Es decir, si se requieren movimientos de caja que no están contemplados en las actividades normales de la empresa. Se debe diseñar cuál será el método de aprobación y quienes son los encargados de aprobar dichos movimientos. Este tipo de normas garantiza que ciertas unidades del negocio tengan esa información registrada, en caso de que haya algún tipo de irregularidad o se necesite discutir a futuro.
-Diseñar un manual que establezca medidas sancionatorias
Como último consejo, todas las empresas deben tener un manual con las medidas sancionatorias que puedan mitigar estas irregularidades. Si bien pueden ser realizadas en conjunto con los trabajadores, estas pueden ser realizadas por la junta directiva y el departamento legal de la empresa. Debido a que esto funciona como un sistema disciplinario, en el que cada tipo de infracción tiene consecuencias internas, además de las propias fijadas por la ley.
Esto le permite a las empresas evitar procesos penales, ya que tendrían el control y la autoridad de sancionar y resolver problemas internos antes de que escalen a otras autoridades jurídicas. Así, las empresas garantizan el mantener la discreción, al mismo tiempo que pueden resolver los conflictos por medio de acuerdos y sanciones internas.
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